Berichten

Succesvol omgaan met een BI Dashboard in je organisatie, in 3 stappen.

Dingen die ze je niet vertellen over je BI dashboard.

Veel zorginstelling hebben een Business Intelligence- of data analyse applicatie of zijn bezig met de implementatie ervan. Voor betrokkenen bij dit project voelt dat vaak alsof het werk dan klaar is. Maar niets is minder waar. Dan begint het pas! Arne van Groenland legt in een aantal stappen uit wat je te doen staat als het BI-dashboard is opgeleverd. Arne is bij EscuLine management coach en health analytics specialist.

Waar sta je?

De vraag lijkt eenvoudig, maar probeer ‘m eens te beantwoorden op basis van dit plaatje. Zomaar een grafiek met een x en y as. Sta je wat BI en managementinformatie betreft nog maar aan het begin, links onderaan? Je positie hoeft niets te zeggen over de snelheid waarmee je je kunt ontwikkelen.

EscuLine

Worsteling

Ik zie veel organisaties worstelen met het borgen van het gebruik van BI-tools bij de processen in de organisatie. BI is geen Febo kroket die je uit de muur trekt. Waarom zijn er zoveel zorgorganisaties die worstelen met het passend krijgen van BI applicatie voor hun organisatie? Wat zou daarvan de reden zijn?

Data groeit. Zowel in omvang als in betekenis voor instellingen. Er zijn steeds meer tools om van data eenvoudige overzichten te maken. Dat weten ook steeds meer praktijkhouders, zorgprofessionals en (zorg)managers. Maar dat juist het goed leren omgaan met deze tools en het gebruiken van de informatie pas begint als je klaar bent met de implementatie van een BI-dashboard. Dat wordt nogal eens vergeten.

De meest ingewikkelde stap is het leren gebruiken van het dashboard. Het verzamelen van data, de vormgeving en datavalidatie zijn vaak niet de grootste uitdagingen. Daarmee zeg ik niet dat dit eenvoudig werk is. Dit is het technische aspect van het ontwikkelen van een dashboard. Dit is het gedeelte dat goed beheersbaar is, mits dit vakkundig wordt aangepakt. De stap daarna, teams en managers begeleiden en in staat stellen écht iets te doen met de informatie. Dat vraagt energie en creatief denkvermogen!

Twee type organisaties:

Ik onderscheid op hoofdlijnen twee type organisaties:

  1. Organisaties die weten wat ze willen met hun data en actief op zoek zijn gegaan naar een partner die ze daarbij kan helpen. Die organisaties begrijpen dat de oplossing die bij ze past niet meteen af is (want dan ben je beter af bij de Febo). Ze begrijpen dat een applicatie die bij ze past wordt ontwikkeld vanuit partnerschap. Daarin komen techniek en zorginhoudelijke processen samen.
  2. En er zijn organisaties die zonder dat ze scherp hebben wat ze precies willen iets gaan doen met BI en Health Analytics. Hier is het vooral van belang dat er besef komt van de impact die feiten kunnen hebben op de organisatie. De ICT-oplossing wordt opgeleverd, maar de vertaling naar de eindgebruiker en de processen krijgen vaak weinig aandacht.

Menselijke factor

Analyse dashboards zijn een hulpmiddel waarvan het nut gezien moet worden, anders haalt de organisatie er op de langere termijn niet de toegevoegde waarde uit. Door niet primair te focussen op de techniek, de ontwikkeling en oplevering van een dashboard maar juist op de fase die hierna komt, kun je op de lange termijn blijvende verandering bewerkstelligen. Hierbij is de menselijke factor heel belangrijk. Als implementatiepartner is aanhaken bij de situatie waarin de klant zich bevindt  de grote uitdaging.

“Succesmomenten stel ik graag uit tot het moment waarop de (eind)gebruiker zijn succes viert. Iedere klantsituatie is anders. Ik geloof daarom niet in standaard analyse dashboards maar heb het liever over het slim delen van best practises. Het echte succes wordt bepaald door de mate waarmee de eindgebruiker er echt aan de slag gaat”.

BI DASHBOARD KLAAR? DAN BEGINT HET PAS!

Een BI-dashboard dient te communiceren met alle geledingen in de organisatie. Een implementatiepartner die de taal spreekt kan het verschil maken.

 

Drie stappen om BI en organisatie op elkaar te laten aansluiten:

1. Zorg dat het dashboard de taal van jouw organisatie spreekt

Wil je vanuit een (interne) benchmark gegevens bekijken of vind je het belangrijk dat de eindgebruiker in eerste instantie kan analyseren welke professionals binnen het team als eerste ondersteuning nodig hebben? Dit is voor iedere organisatie verschillend. Ook definities kunnen verschillen per organisatie. Bepaal eerst de definities voordat je vaststelt hoe iets visueel moet worden weergegeven.

2. Bedenk op welke niveaus binnen je organisatie het dashboard gebruikt gaat worden en haak aan bij het perspectief van de eindgebruiker

Maak verbinding met de eindgebruikers. Luister naar feedback en verwerk die ook in de applicatie om zo optimaal te kunnen profiteren van de tool. Een zorginhoudelijk manager heeft andere wensen dan een business controller.

Het is helemaal niet gek om meerdere dashboard varianten aan te bieden, gebaseerd op dezelfde data maar dan afhankelijk van de eindgebruikers. Monitor je het gebruik van jouw BI applicatie? Analyseer de olifantenpaadjes die gebruikers gebruiken in de dashboards. Welke olifantenpaadjes gebruiken de eindgebruikers? Wanneer loggen gebruikers vooral in? Wat raadplegen ze dan en hoe doen ze dit? Die inzichten bieden waardevolle informatie om de analyse applicatie te versterken.

3. Ga een partnerschap aan met een leverancier die meer kan dan het technisch inrichten van een tool maar ook inhoudelijk een visie heeft op jouw data en hoe je daarmee het verschil kan maken

Realiseer je dat de reis (het analyseren van de data) pas begint als het dashboard af is! In een vorig blog heb je kunnen lezen dat data-analyses steeds vaker onderwerp overstijgend zijn om een goed en volledig inzicht te kunnen geven.

Bij de interpretatie van data is het van belang om ondersteund te worden door een (implementatie)partner die begrijpt welke data je aan elkaar kan verbinden. Een partner die inhoudelijke visie heeft op wat je kan doen met je data en die je (pragmatisch) uitdaagt om méér te doen met die data. Dit kan op termijn heel veel waard blijken te zijn voor je organisatie.

Loopt uw organisatie aan tegen uitdagingen bij het gebruik of de implementatie van analyse dashboards? Bent u op zoek naar handvatten binnen uw organisatie om gebruik te optimaliseren of bent u nieuwsgierig naar wat wij samen kunnen vinden in uw data, ik kom graag met u in contact. Mail of bel voor een afspraak.

Arne van Groenland

arne.vangroenland@esculine.nl

EscuLine

 

Haal waarde uit stuurinformatie in 3 heldere stappen

De inzet van analyse tools in de zorg verandert in een rap tempo. Zowel het landschap van tools die worden gebruikt alsook de inhoud waarop gestuurd wordt is aan het veranderen. Deze blog gaat over het belang om regie te voeren op de inhoud en de vormgeving van je stuurinformatie en hoe je gebruikers die in de zorg werken efficiënt kan helpen met stuurinformatie.

Stuurinformatie verandert

10 jaar geleden studeerde ik af op het onderwerp: “de toegevoegde waarde van business intelligence voor de zorg”. Ik heb het onderzoek van destijds er nog eens bij gepakt om terug te halen welke onderwerpen men destijds belangrijk vond in de care. In het onderzoek is in kaart gebracht waarop organisaties graag stuurden. Informatie over: productie, financiën, personeel, productiviteit, uren en verzuim. Belangrijk om te hebben. Maar het blijft bij verslaglegging tot en met vandaag in digitale vorm.

Ga je daarmee gebruikers aan nieuwe inzichten helpen waarmee ze de kwaliteit van hun zorg kunnen verbeteren?

Harde data…

Destijds stonden er ook “inhoudelijke indicatoren” op het wensenlijstje.

Bijvoorbeeld de doorlooptijd totdat er een zorgplan is of het wel of niet aanwezig zijn van een handtekening op het zorgplan. Harde data die niet zo veel zegt over de inhoud van de zorg en de kwaliteit van de zorg. Het zegt iets over je processen en of je in staat bent bepaalde mijlpalen daarin te behalen.

Nee, als je echt iets wilt met kwaliteit dan moet je ook de data die in het dossier staat erbij betrekken. En je moet ook iets met de gegevens uit je klanttevredenheidsonderzoek.

Effect = kwaliteit X acceptatie.

Het effect van de stuurinformatie staat gelijk aan de kwaliteit (is de informatie correct?) maal de mate van acceptatie (wordt het gebruikt?).

Je stuurinformatie kan feitelijk nog zo correct en volledig zijn. Wanneer een zorgmanager of zorgproffesional geen toegevoegde waarde haalt uit de stuurinformatie die aangeboden wordt dan is de kans groot dat het effect dicht bij 0 ligt. En al je inspanningen en investeringen kunnen zomaar niks waard zijn wanneer de informatie er wel heel aantrekkelijk uitziet maar de cijfers niet kloppen.

Het is dus belangrijk om goed na te denken over inhoud, functionaliteit en vormgeving van je stuurinformatie om tot een serieus effect te komen!

3 stappen om harde data en liefdevolle zorg te verbinden!

We kunnen concluderen dat er eigenlijk alleen maar meer data en meer stuurinformatie bijkomt. En dagelijks lezen we dat er in Nederland steeds minder mensen zijn in de zorg en dat echt tijd nemen voor de klant steeds moeilijker wordt. Dat betekent dat we ergens iets effectief moeten doen met onze data. Want 1 ding is duidelijk.

Veel tijd om te grasduinen en te analyseren is er niet op de werkvloer.

  1. Geef ook inhoudelijke terugkoppeling!

Ga inhoudelijke informatie ook delen met zorgprofessionals die dagelijks in de praktijk van de zorg staan. Ze zijn zeer betrokken bij zorg voor andere mensen. Als je ze daarbij vanuit data kunt ondersteunen dan levert dan (h)erkenning op.

Het wordt tijd dat cijfers ook worden gebruikt om zorgprofessionals de terugkoppeling en waardering te geven die ze verdienen!

Dan zul je met meer dan alleen productiviteit, financiën, verzuim of uren moeten komen om ze op het puntje van hun stoel te krijgen. Want: of ze vinden het niet interessant, of ze weten het al. Maar waar je ze wel mee op het puntje van de stoel krijgt? Een terugkoppeling op de zorg die ze hebben geleverd, bijvoorbeeld:

  • Is jouw triage effectief zodat spoedzorg snel ter plaatse is?
  • Ben je in staat geweest om het netwerk van je klant te activeren en klanten tevreden langer thuis te laten wonen?
  • Hoeveel mensen met een wond heb je verzorgd? En zien we een verband tussen de doorlooptijd van de wond en de expertise in het team?
  1. Blijf dichtbij je visie en hou regie op je stuurinformatie!

We komen het helaas veel te vaak tegen. Business Intelligence applicaties die zijn ontploft! Acceptatie laag. Kwaliteit prima. Effect: kan zoveel beter! Blijf vooral dichtbij je visie. In de basis moet je je focussen op 3 dingen:

  • tevreden medewerkers;
  • tevreden klanten;
  • financieel gezond.

Net als het bepalen van de ondersteuningsvraag van een klant is het is belangrijk om altijd door te vragen naar de kern van de vraag en die zo eenvoudig mogelijk terug te laten komen in een analyse of overzicht.

  1. Verbind harde data en zachte data

In een eerder blog schreef ik over de verbinding tussen secundaire informatie en zorginhoudelijke informatie. Mijns inziens wil je die 2 werelden verbinden. Zorgprofessionals kunnen namelijk veel baat kunnen hebben bij inzicht in het effect van keuzes die ze maken in het primaire proces op het (financiële) resultaat van hun team en van de organisatie. Afhankelijk van waar een organisatie staat, proberen we daarin steeds een stap te maken.

Dat begint bijvoorbeeld bij een terugkoppeling op registratie of declaratie en hoe die zich verhoudt ten opzichte van de klanteigenschappen die we zien.

Je merkt dat zorgprofessionals niet opgeleid en gewend zijn om met de geldende declaratieregels te werken. En het liefste wil je ze daar ook helemaal niet mee lastig vallen.

Een simpele declaratiekaart voor bijvoorbeeld het schrijven van uren of registreren van behandelingen kan al heel veel brengen. Daarnaast kun je professionals en teams helpen en coachen met feedback over bijvoorbeeld de keuzes die ze maken in overwerk, inzet van mensen op bepaalde tijdstippen of planning.

Verder kijken dan het dashboard

Vandaag de dag maak je mijns inziens het verschil door verder te kijken dan een dashboard. Het gaat erom wat je concreet doet of kan doen met de data die je presenteert.

Ben je benieuwd naar onze good practises of zou je weleens van gedachten willen wisselen over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact op!

Robert van Ginkel

Portfolio Items