Berichten

Succesvol omgaan met een BI Dashboard in je organisatie, in 3 stappen.

Dingen die ze je niet vertellen over je BI dashboard.

Veel zorginstelling hebben een Business Intelligence- of data analyse applicatie of zijn bezig met de implementatie ervan. Voor betrokkenen bij dit project voelt dat vaak alsof het werk dan klaar is. Maar niets is minder waar. Dan begint het pas! Arne van Groenland legt in een aantal stappen uit wat je te doen staat als het BI-dashboard is opgeleverd. Arne is bij EscuLine management coach en health analytics specialist.

Waar sta je?

De vraag lijkt eenvoudig, maar probeer ‘m eens te beantwoorden op basis van dit plaatje. Zomaar een grafiek met een x en y as. Sta je wat BI en managementinformatie betreft nog maar aan het begin, links onderaan? Je positie hoeft niets te zeggen over de snelheid waarmee je je kunt ontwikkelen.

EscuLine

Worsteling

Ik zie veel organisaties worstelen met het borgen van het gebruik van BI-tools bij de processen in de organisatie. BI is geen Febo kroket die je uit de muur trekt. Waarom zijn er zoveel zorgorganisaties die worstelen met het passend krijgen van BI applicatie voor hun organisatie? Wat zou daarvan de reden zijn?

Data groeit. Zowel in omvang als in betekenis voor instellingen. Er zijn steeds meer tools om van data eenvoudige overzichten te maken. Dat weten ook steeds meer praktijkhouders, zorgprofessionals en (zorg)managers. Maar dat juist het goed leren omgaan met deze tools en het gebruiken van de informatie pas begint als je klaar bent met de implementatie van een BI-dashboard. Dat wordt nogal eens vergeten.

De meest ingewikkelde stap is het leren gebruiken van het dashboard. Het verzamelen van data, de vormgeving en datavalidatie zijn vaak niet de grootste uitdagingen. Daarmee zeg ik niet dat dit eenvoudig werk is. Dit is het technische aspect van het ontwikkelen van een dashboard. Dit is het gedeelte dat goed beheersbaar is, mits dit vakkundig wordt aangepakt. De stap daarna, teams en managers begeleiden en in staat stellen écht iets te doen met de informatie. Dat vraagt energie en creatief denkvermogen!

Twee type organisaties:

Ik onderscheid op hoofdlijnen twee type organisaties:

  1. Organisaties die weten wat ze willen met hun data en actief op zoek zijn gegaan naar een partner die ze daarbij kan helpen. Die organisaties begrijpen dat de oplossing die bij ze past niet meteen af is (want dan ben je beter af bij de Febo). Ze begrijpen dat een applicatie die bij ze past wordt ontwikkeld vanuit partnerschap. Daarin komen techniek en zorginhoudelijke processen samen.
  2. En er zijn organisaties die zonder dat ze scherp hebben wat ze precies willen iets gaan doen met BI en Health Analytics. Hier is het vooral van belang dat er besef komt van de impact die feiten kunnen hebben op de organisatie. De ICT-oplossing wordt opgeleverd, maar de vertaling naar de eindgebruiker en de processen krijgen vaak weinig aandacht.

Menselijke factor

Analyse dashboards zijn een hulpmiddel waarvan het nut gezien moet worden, anders haalt de organisatie er op de langere termijn niet de toegevoegde waarde uit. Door niet primair te focussen op de techniek, de ontwikkeling en oplevering van een dashboard maar juist op de fase die hierna komt, kun je op de lange termijn blijvende verandering bewerkstelligen. Hierbij is de menselijke factor heel belangrijk. Als implementatiepartner is aanhaken bij de situatie waarin de klant zich bevindt  de grote uitdaging.

“Succesmomenten stel ik graag uit tot het moment waarop de (eind)gebruiker zijn succes viert. Iedere klantsituatie is anders. Ik geloof daarom niet in standaard analyse dashboards maar heb het liever over het slim delen van best practises. Het echte succes wordt bepaald door de mate waarmee de eindgebruiker er echt aan de slag gaat”.

BI DASHBOARD KLAAR? DAN BEGINT HET PAS!

Een BI-dashboard dient te communiceren met alle geledingen in de organisatie. Een implementatiepartner die de taal spreekt kan het verschil maken.

 

Drie stappen om BI en organisatie op elkaar te laten aansluiten:

1. Zorg dat het dashboard de taal van jouw organisatie spreekt

Wil je vanuit een (interne) benchmark gegevens bekijken of vind je het belangrijk dat de eindgebruiker in eerste instantie kan analyseren welke professionals binnen het team als eerste ondersteuning nodig hebben? Dit is voor iedere organisatie verschillend. Ook definities kunnen verschillen per organisatie. Bepaal eerst de definities voordat je vaststelt hoe iets visueel moet worden weergegeven.

2. Bedenk op welke niveaus binnen je organisatie het dashboard gebruikt gaat worden en haak aan bij het perspectief van de eindgebruiker

Maak verbinding met de eindgebruikers. Luister naar feedback en verwerk die ook in de applicatie om zo optimaal te kunnen profiteren van de tool. Een zorginhoudelijk manager heeft andere wensen dan een business controller.

Het is helemaal niet gek om meerdere dashboard varianten aan te bieden, gebaseerd op dezelfde data maar dan afhankelijk van de eindgebruikers. Monitor je het gebruik van jouw BI applicatie? Analyseer de olifantenpaadjes die gebruikers gebruiken in de dashboards. Welke olifantenpaadjes gebruiken de eindgebruikers? Wanneer loggen gebruikers vooral in? Wat raadplegen ze dan en hoe doen ze dit? Die inzichten bieden waardevolle informatie om de analyse applicatie te versterken.

3. Ga een partnerschap aan met een leverancier die meer kan dan het technisch inrichten van een tool maar ook inhoudelijk een visie heeft op jouw data en hoe je daarmee het verschil kan maken

Realiseer je dat de reis (het analyseren van de data) pas begint als het dashboard af is! In een vorig blog heb je kunnen lezen dat data-analyses steeds vaker onderwerp overstijgend zijn om een goed en volledig inzicht te kunnen geven.

Bij de interpretatie van data is het van belang om ondersteund te worden door een (implementatie)partner die begrijpt welke data je aan elkaar kan verbinden. Een partner die inhoudelijke visie heeft op wat je kan doen met je data en die je (pragmatisch) uitdaagt om méér te doen met die data. Dit kan op termijn heel veel waard blijken te zijn voor je organisatie.

Loopt uw organisatie aan tegen uitdagingen bij het gebruik of de implementatie van analyse dashboards? Bent u op zoek naar handvatten binnen uw organisatie om gebruik te optimaliseren of bent u nieuwsgierig naar wat wij samen kunnen vinden in uw data, ik kom graag met u in contact. Mail of bel voor een afspraak.

Arne van Groenland

arne.vangroenland@esculine.nl

EscuLine

 

Praktijkmanagement, kans of bedreiging voor de huisarts?

 

Praktijkmanagement is een hot item in de huisartsenzorg. We gaan er in 2018 nog veel van horen. Is praktijkmanagement een kans voor de dokter of bedreiging voor de ondernemende praktijkhouder? Arne van Groenland, adviseur Health Analytics, blogt over dit heikele onderwerp en komt met verrassende inzichten.

In grote lijnen is het doel van de zorgverzekeraar dat de huisarts zijn tijd gebruikt voor dat waar hij of zij goed in is en waarvoor de huisarts is opgeleid. Met praktijkmanagement, een inmiddels bekende betaaltitel, wordt het mogelijk voor praktijken om personeel aan te nemen dat er voor moet zorgen dat het management van de organisatie niet langer door de huisarts zelf wordt uitgevoerd.

Maar is praktijkmanagement wel zo’n goed idee?

Ik voorzie drie grote uitdagingen die de realisatie van beoogde tijdsbesparing van de huisarts in de weg staan.

1. Waarom zou je het managen uitbesteden?

Administratie; intensieve begeleiding van personeel; overstijgende overlegstructuren. Hoewel veel taken misschien bij de huisarts niet in juiste handen zijn, is het wel de vraag of je het managen zomaar kunt uitbesteden. In mijn ogen zijn de voorwaarden die opgesteld worden te kort door de bocht en ze doen geen recht aan het ondernemerschap van de huisarts.

Als praktijkhouder moet je ruimte hebben om het beleid en de visie op ondernemerschap in eigen beheer te ontwikkelen.

2. Hoe gaat dat eigenlijk in de praktijk?

De verzekeraar verwacht altijd iets terug. In dit geval moet de arts aantonen dat met de gelden ook daadwerkelijk meer uren beschikbaar komen voor uitvoerende werkzaamheden in de zorg.

Ik zie in de praktijk dat het management en het ondernemerschap toch echt voor het grootste deel van de tijd wordt uitgevoerd in het weekend, de avonduren, vrije dagen of tijdens de pauze. Het grootste deel van de huisartsen doet het management erbij. Het idee dat er ineens veel meer tijd beschikbaar komt voor zorg is in mijn ogen niet reëel.

Wel hoop je met een dergelijke financiering de werkdruk te verlagen en de huisarts te voorzien van meer eigen tijd maar hoe maak je dat meetbaar?

3. De mug en de olifant…

Ten slotte is een manager maar al te vaak een te dure en te zware oplossing voor de omvang van de huisartspraktijk. In een commerciële onderneming is er ook serieuze omvang nodig voordat je na gaat denken over het inzetten van competent management. Waarom zou dat in de zorg dan wel het verschil kunnen maken? Juist in deze branche moeten we immers op de centen letten.

Waar moeten we de oplossing dan wel zoeken?

Volgens mij moet de huisarts worden ondersteund in het management van zijn praktijk. Niet perse door een manager, maar door partijen / personen die specifieke diensten kunnen leveren. Die voegen toe wat de huisarts mist. Denk aan kennis over financiën of fiscaal, juridische zaken en slimme ICT-oplossingen.

Slim uitbesteden

Het belangrijkste is dat de huisarts geholpen wordt. Dat de huisarts tijdig kan handelen en de juiste ondersteuning op maat kan inschakelen. Die ondersteuning gaat verder dan de medisch-inhoudelijke kant van het werk. Er kan veel betere ondersteuning geboden worden vanuit bestaande structuren in de procesmatige en bedrijfsmatige implementatie.

Neem de ouderenzorg bijvoorbeeld. Iedereen wil iets met deze (ingewikkelde) categorie patiënten. Overal zijn voorbeelden van goede initiatieven die een bepaalde medische ondersteuning en vangnet bieden. Maar een bredere kijk op de invloed van deze categorie patiënten op de werkzaamheden binnen de praktijk, vanuit bedrijfsmatig perspectief, blijft vaak achterwege.

En data

Daarbij is data de oplossing. Het verbinden van kennis binnen de organisatie. Zowel inhoudelijk als organisatorisch, de analyse van data en de vertaling naar concrete maatregelen. Door te investeren in kennis wordt “management” efficiënter, creëer je mogelijkheden om de kwaliteit van de zorg te verbeteren en komt de huisarts beter uit de verf als ondernemer.

Wie daarover eens van gedachten wil wisselen. Wij kunnen je helpen om in de huisartsenpraktijk slim om te gaan met praktijkmanagement. Reageer op dit blog of stuur mij een berichtje.

 

Arne van Groenland

Arne.vangroenland@esculine.nl

 

Hoe gaan ondernemerschap en zorg samen?

 

Arne van Groenland was jarenlang manager bij een grote huisartsenorganisatie. Hij verstaat de zorgsector en weet waar kansen liggen door het doen van data-analyses. Van Groenland is één van onze adviseurs Health Analytics. Met hem maken we de balans op.

De toekomst van de gezondheidszorg staat stevig ter discussie, ook de rol van technologie daarin. Signaleer jij al iets van een verandering in de zorg?

‘Ik ben eigenlijk niet erg optimistisch en ik heb geen last van een opkomende winterdip. Ik zie om me heen dat de zorg ambivalent blijft in het maken van weloverwogen keuzes. De trend is samenwerken en daarom zie je ook dat overal en sector-breed proeftuinen worden gelanceerd, maar de vraag is hoe vernieuwend die zijn. En als er al sprake is van succes, welke concrete maatregelen volgen daar dan uit. Doelstellingen blijven vaak abstract’.

 

Je beweert regelmatig ‘dat er een taboe ligt op ondernemerschap in de zorg’, wat bedoel je daar mee?

‘Doordat doelstellingen abstract blijven is er altijd weer ruimte voor interpretatie. Een ondernemer kan zich dat niet permitteren. Omwille van het resultaat kijkt een ondernemer altijd naar meetbare effecten. Er moet resultaat uit zijn investering komen. Die houding mist de zorg. Het hele zorgproces is gericht op het proces zelf en niet op voor wie het proces gemaakt is. Er wordt veel geklaagd, maar tegelijk is de loyaliteit van zorgprofessionals enorm. Mensen werken hard, met hart en ziel. Niets op af te dingen. Maar of iemand op de goede plek zit, wat het rendement is en het resultaat? We weten en meten het niet’.

Wat mis jij in het debat over de toekomst van de gezondheidszorg?

‘We zijn niet in staat werkelijk te denken vanuit de klant. De term patiënt of cliënt centraal wordt vaak als dekmantel gebruikt. In de praktijk wordt zelden vanuit de patiënt geredeneerd als ‘mens’, ‘klant’, ‘doel’. Ik verbaas mij erover dat intentie, perceptie en werkelijkheid zo ver uit elkaar liggen.

 

In de toekomst zullen we voor ‘de patiënt of cliënt’ een sluitende definitie moeten formuleren.

Trendwatcher Bakas klinkt hoopvoller. Hij voorspelt een revolutie in de zorg en het zijn de burgers en nieuwe technologie die dat gaan bewerkstelligen…

‘Ik ben het eens met Bakas. De techniek hou je sowieso niet tegen. De burger wordt mondiger. De klant hoort centraal te staan. Dat hoeft voor de zorg geen bedreiging te zijn, maar biedt juist kansen. Omarm die verandering en ga te werk als een ondernemer. Daarmee creëer je een stevige, sturende positie in de zorgmarkt’.

Reacties op dit stuk zijn uiteraard welkom.

Of als je verder van gedachten wilt wisselen dan kun je natuurlijk ook een afspraak maken.

 

Arne van Groenland

Arne.vanGroenland@esculine.nl