Blog
Succesvol omgaan met een BI Dashboard in je organisatie, in 3 stappen
Dingen die ze je niet vertellen over je BI dashboard.
Veel zorginstelling hebben een Business Intelligence- of data analyse applicatie of zijn bezig met de implementatie ervan. Voor betrokkenen bij dit project voelt dat vaak alsof het werk dan klaar is. Maar niets is minder waar. Dan begint het pas! Arne van Groenland legt in een aantal stappen uit wat je te doen staat als het BI-dashboard is opgeleverd. Arne is bij EscuLine management coach en health analytics specialist.
Waar sta je?
De vraag lijkt eenvoudig, maar probeer ‘m eens te beantwoorden op basis van dit plaatje. Zomaar een grafiek met een x en y as. Sta je wat BI en managementinformatie betreft nog maar aan het begin, links onderaan? Je positie hoeft niets te zeggen over de snelheid waarmee je je kunt ontwikkelen.
Worsteling
Ik zie veel organisaties worstelen met het borgen van het gebruik van BI-tools bij de processen in de organisatie. BI is geen Febo kroket die je uit de muur trekt. Waarom zijn er zoveel zorgorganisaties die worstelen met het passend krijgen van BI applicatie voor hun organisatie? Wat zou daarvan de reden zijn?
Data groeit. Zowel in omvang als in betekenis voor instellingen. Er zijn steeds meer tools om van data eenvoudige overzichten te maken. Dat weten ook steeds meer praktijkhouders, zorgprofessionals en (zorg)managers. Maar dat juist het goed leren omgaan met deze tools en het gebruiken van de informatie pas begint als je klaar bent met de implementatie van een BI-dashboard. Dat wordt nogal eens vergeten.
De meest ingewikkelde stap is het leren gebruiken van het dashboard. Het verzamelen van data, de vormgeving en datavalidatie zijn vaak niet de grootste uitdagingen. Daarmee zeg ik niet dat dit eenvoudig werk is. Dit is het technische aspect van het ontwikkelen van een dashboard. Dit is het gedeelte dat goed beheersbaar is, mits dit vakkundig wordt aangepakt. De stap daarna, teams en managers begeleiden en in staat stellen écht iets te doen met de informatie. Dat vraagt energie en creatief denkvermogen!
Twee type organisaties:
Ik onderscheid op hoofdlijnen twee type organisaties:
- Organisaties die weten wat ze willen met hun data en actief op zoek zijn gegaan naar een partner die ze daarbij kan helpen. Die organisaties begrijpen dat de oplossing die bij ze past niet meteen af is (want dan ben je beter af bij de Febo). Ze begrijpen dat een applicatie die bij ze past wordt ontwikkeld vanuit partnerschap. Daarin komen techniek en zorginhoudelijke processen samen.
- En er zijn organisaties die zonder dat ze scherp hebben wat ze precies willen iets gaan doen met BI en Health Analytics. Hier is het vooral van belang dat er besef komt van de impact die feiten kunnen hebben op de organisatie. De ICT-oplossing wordt opgeleverd, maar de vertaling naar de eindgebruiker en de processen krijgen vaak weinig aandacht.
Menselijke factor
Analyse dashboards zijn een hulpmiddel waarvan het nut gezien moet worden, anders haalt de organisatie er op de langere termijn niet de toegevoegde waarde uit. Door niet primair te focussen op de techniek, de ontwikkeling en oplevering van een dashboard maar juist op de fase die hierna komt, kun je op de lange termijn blijvende verandering bewerkstelligen. Hierbij is de menselijke factor heel belangrijk. Als implementatiepartner is aanhaken bij de situatie waarin de klant zich bevindt de grote uitdaging.
“Succesmomenten stel ik graag uit tot het moment waarop de (eind)gebruiker zijn succes viert. Iedere klantsituatie is anders. Ik geloof daarom niet in standaard analyse dashboards maar heb het liever over het slim delen van best practises. Het echte succes wordt bepaald door de mate waarmee de eindgebruiker er echt aan de slag gaat”.
Drie stappen om BI en organisatie op elkaar te laten aansluiten:
1. Zorg dat het dashboard de taal van jouw organisatie spreekt
Wil je vanuit een (interne) benchmark gegevens bekijken of vind je het belangrijk dat de eindgebruiker in eerste instantie kan analyseren welke professionals binnen het team als eerste ondersteuning nodig hebben? Dit is voor iedere organisatie verschillend. Ook definities kunnen verschillen per organisatie. Bepaal eerst de definities voordat je vaststelt hoe iets visueel moet worden weergegeven.
2. Bedenk op welke niveaus binnen je organisatie het dashboard gebruikt gaat worden en haak aan bij het perspectief van de eindgebruiker
Maak verbinding met de eindgebruikers. Luister naar feedback en verwerk die ook in de applicatie om zo optimaal te kunnen profiteren van de tool. Een zorginhoudelijk manager heeft andere wensen dan een business controller.
Het is helemaal niet gek om meerdere dashboard varianten aan te bieden, gebaseerd op dezelfde data maar dan afhankelijk van de eindgebruikers. Monitor je het gebruik van jouw BI applicatie? Analyseer de olifantenpaadjes die gebruikers gebruiken in de dashboards. Welke olifantenpaadjes gebruiken de eindgebruikers? Wanneer loggen gebruikers vooral in? Wat raadplegen ze dan en hoe doen ze dit? Die inzichten bieden waardevolle informatie om de analyse applicatie te versterken.
3. Ga een partnerschap aan met een leverancier die meer kan dan het technisch inrichten van een tool maar ook inhoudelijk een visie heeft op jouw data en hoe je daarmee het verschil kan maken
Realiseer je dat de reis (het analyseren van de data) pas begint als het dashboard af is! In een vorig blog heb je kunnen lezen dat data-analyses steeds vaker onderwerp overstijgend zijn om een goed en volledig inzicht te kunnen geven.
Bij de interpretatie van data is het van belang om ondersteund te worden door een (implementatie)partner die begrijpt welke data je aan elkaar kan verbinden. Een partner die inhoudelijke visie heeft op wat je kan doen met je data en die je (pragmatisch) uitdaagt om méér te doen met die data. Dit kan op termijn heel veel waard blijken te zijn voor je organisatie.
Loopt uw organisatie aan tegen uitdagingen bij het gebruik of de implementatie van analyse dashboards? Bent u op zoek naar handvatten binnen uw organisatie om gebruik te optimaliseren of bent u nieuwsgierig naar wat wij samen kunnen vinden in uw data, ik kom graag met u in contact. Mail of bel voor een afspraak.
Arne van Groenland