Elver optimaliseert inzet personeel met actueel inzicht in zorgzwaarte
Over Elver: Gehandicaptenzorginstelling Elver zorgt voor meer dan 900 mensen met een verstandelijke beperking. In deze klantcasus lees je hoe Elver met behulp van het innovatieve ZZP-Sturingsdashboard (ZZP staat voor zorgzwaartepakket) de eerste echte stap naar datagedreven werken heeft gezet.
Elver is niet de enige zorginstelling die voor uitdagingen staat als personeelstekorten en bezuinigingen. De nood om de bedrijfsvoering te optimaliseren met behulp van betere en geautomatiseerde stuurinformatie werd almaar groter en begin 2024 zetten zij de stap. Op dat moment was de beschikbare stuurinformatie beperkt en vaak handmatig samengesteld, wat tijdrovend en foutgevoelig was. Bovendien voldeed het maar gedeeltelijk aan de informatiebehoefte. Hoewel er veel data beschikbaar is, ontbraken eerder de middelen om deze effectief te benutten. De uitbraak van COVID-19 legde bovendien veel processen tijdelijk stil.
Na de coronaperiode was de tijd rijp voor een structurele oplossing voor stuurinformatie met als eerste behoefte: het nauwkeuriger in kaart brengen van de inzet van zorguren, afgezet tegen de zorgzwaartepakketten waarop de financiering is gebaseerd.
“Op basis van de functionele input van Elver heeft Esculine het datamodel kunnen bouwen, met alle bijbehorende logica. Door de kennis van Esculine op het gebied van datamodellen en onze systemen Puur en Afas, konden we samen relatief snel een robuust dashboard neerzetten. Ondanks de specifieke interne afspraken en uitzonderingen.” – Lianne te Veldhuis
In nauwe samenwerking met EscuLine heeft Elver het ZZP-Sturingsdashboard ontwikkeld. Het dashboard helpt zorgteams om hun personeelsinzet beter af te stemmen op het zorgzwaartepakket van hun cliënten. Opbrengsten uit de financiering (zoals Wlz, Wmo of de Jeugdwet) worden toegewezen aan de zorgteams en vergeleken met de salariskosten van het team, waardoor regiomanagers nu maandelijks de financiële gezondheid van hun teams kunnen beoordelen en waar nodig kunnen bijsturen. Zowel overbezetting als onderbezetting worden in één oogopslag gesignaleerd.
De regiomanagers van Elver zijn enthousiast over het dashboard en werden al snel actieve gebruikers. Dankzij de real-time inzichten kunnen zij sneller en gerichter beslissingen nemen. Of het nu gaat om extra uren inzetten bij team A of team B efficiënter indelen, het doel is om elk team kosteneffectief te laten werken zonder concessies te doen aan de zorgkwaliteit.
Regiomanagers en de afdeling Planning & Control komen nu ongeveer eens per kwartaal samen om de verdiepende analyse te maken en het dashboard te gebruiken voor het onderzoeken van de oorzaken van een negatieve uitkomst. Verzuim of veel inzet van uitzendkrachten kunnen bijvoorbeeld factoren zijn die ten grondslag liggen aan een negatief financieel teamresultaat. De vervolgwens ligt er dus al; we zouden ook de factoren graag meer inzichtelijk krijgen.
“Het ZZP-Sturingsdashboard heeft direct grote impact op onze bedrijfsvoering:
– Lianne te Veldhuis
Elver ziet het ZZP-Sturingsdashboard als een eerste stap richting een volledig datagedreven organisatie. Op dit moment wordt het dashboard voornamelijk door regiomanagers gebruikt, maar de ambitie is om het gebruik stap voor stap uit te breiden binnen de hele organisatie. Er wordt al nagedacht over functionaliteiten voor andere afdelingen. Elver wil deze transitie geleidelijk laten plaatsvinden, zodat de hele organisatie vertrouwd raakt met datagedreven werken. Elver heeft een stuurgroep opgezet om de juiste prioriteiten te stellen. Deze groep bepaalt welke thema’s voorrang krijgen en welke concrete inzichten het meest bijdragen aan effectieve besluitvorming.
Uit de ervaringen van Elver komen enkele belangrijke lessen naar voren. Het is essentieel om medewerkers te betrekken bij het proces en goed in kaart te brengen wat zij nodig hebben. Transparantie over de mogelijkheden en beperkingen is cruciaal, evenals geduld met betrekking tot implementatietijden.
Daarnaast is het vereenvoudigen van processen een belangrijke succesfactor; hoe eenvoudiger de werkwijze, hoe betrouwbaarder de informatie die eruit kan worden gehaald.
Door strategisch gebruik te maken van data, heeft Elver een cruciale stap gezet naar een toekomstbestendige organisatie. Met het ZZP-Sturingsdashboard als fundament, is Elver nu beter uitgerust om snel en effectief te reageren op veranderingen in de zorgsector. Uiteindelijk resulteert dit in een efficiëntere bedrijfsvoering én, nog belangrijker, in het leveren van nog betere zorg aan hun cliënten. Elver’s reis naar datagedreven werken is niet alleen een inspirerend voorbeeld voor andere zorginstellingen, maar ook een krachtige illustratie van hoe innovatie en zorg hand in hand gaan in het creëren van een betere toekomst voor allen.
Blijf op de hoogte van wat wij doen. Meld je nu aan voor onze nieuwsbrief!