Je wilt aan de slag met stuurinformatie binnen de organisatie. Maar waar te beginnen? Met welke onderwerpen start je? Wie betrek je? En hoe zorg je dat stuurinformatie aansluit bij jouw organisatie? In deze blog delen we de aanpak van stichting Brentano en EscuLine. Ook geven we vier concrete tips om aan de slag te gaan met stuurinformatie.
Met het inzetten van het EscuLine BI platform, voor dashboards bij Brentano, wordt de mogelijkheid geboden om te sturen op cijfers. Brentano heeft Esculine gevraagd om in kaart te brengen waar de behoefte ligt op het gebied van stuurinformatie voor de teams. De focus voor deze inventarisatie lag op de behoefte van de zorgprofessionals.
In april 2021 zijn we gestart met twee ‘inventarisatie’ workshops. De deelnemers van deze workshops vertegenwoordigen verschillende onderdelen van de organisatie. Na een korte kennismaking met de terminologie en het belang van stuurinformatie gingen de deelnemers stapsgewijs aan de slag om hun eigen dashboard te ontwerpen. Vanuit verschillende functies en perspectieven zijn de deelnemers op zoek gegaan naar de behoefte met hierin een gezamenlijk belang.
Met als mooi eindresultaat: een zelf ontworpen dashboard bij Brentano!
De input van de workshops heeft Esculine vervolgens gebruikt om een advies te geven over het implementeren van stuurinformatie in de organisatie. Hierin stond welke informatie/onderwerpen er in een dashboard moeten komen en hoe deze dashboards het beste geïmplementeerd kunnen worden. Hieronder delen we een aantal lessen vanuit onze aanpak en de inventarisatie workshops.
Is het “waarom” duidelijk? Bij een gebrek aan besef van nut en noodzaak is de kans groot dat de managers en professionals niet gemotiveerd zijn om een dashboard te gebruiken. De implementatie van stuurinformatie verloopt makkelijker wanneer het voor de gebruikers duidelijk is waarom ze een dashboard kunnen raadplegen. Een voorbeeld van een noodzaak: op dit moment hebben teams geen inzicht in hun eigen financiën en is het moeilijk om grip te krijgen op de financiële resultaten van de organisatie.
Een integrale aanpak betekent dat je de behoefte bekijkt vanuit de gehele organisatie, en niet vanuit één doelgroep. Hierbij betrek je mensen vanuit verschillende afdelingen, functies en kennisniveaus. Dit geldt ook wanneer je een dashboard maakt voor één doelgroep. Door mensen vanuit de gehele organisatie bij elkaar te brengen, kunnen ze van elkaar leren en worden perspectieven samengebracht. Hierdoor creëer je begrip door de hele organisatie heen en werk je samen toe naar een gezamenlijk belang.
Door de gebruikers van stuurinformatie te betrokken bij de ontwikkeling van dashboards creëer je draagvlak en zorg je dat stuurinformatie iets wordt van de hele organisatie. En door die betrokkenheid voorkom je ook dat een dashboard niet aansluit op de praktijk. Waardoor de implementatie van een dashboard soepeler verloopt. Door gebruikers vanaf het begin te betrekken creëer je draagvlak en eigenaarschap over het dashboard.
Het is belangrijk om het gesprek open in te gaan. In praktijk zijn we snel geneigd om door te zetten waarin we zelf geloven; wat vanuit ons eigen perspectief belangrijk is. Probeer het gesprek over stuurinformatie open te houden. Laat hierbij professionals zelf nadenken over het belang en de invulling van stuurinformatie. Daarbij is het belangrijk dat het gesprek wel geleid wordt zodat de benodigde informatie om tot stuurinformatie te komen boven tafel komt. Dit kun je bijvoorbeeld doen door open vragen te stellen, richting te geven wanneer het gesprek vast loopt en (in groepjes) opdrachten te laten uitvoeren.
Bovenstaande vier punten hebben we in de BI dashboards bij Brentano geborgd door middel van inventarisatie workshops. Met een workshop kun je binnen een korte tijd een grote groep medewerkers bereiken, draagvlak creëren en informatie ophalen. Dit zorgde ervoor dat we met een kleine tijdsinvestering tot een concreet advies voor Brentano zijn gekomen.
Inmiddels is het eerste dashboard voor de verpleeghuiszorg van Brentano gereed. En zijn we we samen aan de slag met het thuiszorg dashboard en de informatie voor de ondersteunende dienst.
