Stuurinformatie Proteion

Een BI applicatie die tijdwinst oplevert

In oktober 2018 lanceerde Proteion haar verhaal: Elke dag gewoon bijzonder.

Hiermee werd afscheid genomen van de traditionele missie en visie. Deze verandering komt tot uiting in de zorg, omdat die nu dichterbij de cliënt geregeld is. Proteion is trots op het vakmanschap en de betrokkenheid van haar medewerkers en wil ervoor zorgen dat zíj uitblinken.

Bij de implementatie van stuurinformatie hebben wij dat ook gemerkt, omdat het in eerste instantie om de zorgprofessionals ging. Zij moeten er tijdwinst en meer inzicht mee krijgen.

Daarom is Proteion op zoek gegaan naar een nieuwe Business Intelligence applicatie en BI partner voor de organisatie. Proteion zocht BI die tijdwinst oplevert voor de zorg. Linda Vinken is Wijkverpleegkundige bij Proteion. Vanuit deze rol was en is ze nauw betrokken bij de implementatie van BI voor de thuiszorg. Samen met Paul Bremmers (manager thuiszorg) dacht ze mee en bepaalde met EscuLine de inhoud van het dashboard.

In een tweetal ontwikkel sprints is het TeamMonitor template aangepast en uitgebreid met de specifieke behoeften die Proteion in de eerste versie wilde hebben. EscuLine hanteert deze aanpak, gebaseerd op Agile/Scrum, om effectief tot resultaat te komen en aansluiting bij de behoefte van de klant en eindgebruiker te borgen.

Over wat EscuLine typeert blijft Linda kort en bondig:

“Meedenkend, kritisch, ervaring, inzichtelijk/overzichtelijk en tijdwinst!“

Linda Vinken (wijkverpleegkundige bij Proteion)

De uitdaging

Proteion ging op zoek naar een partner die kan helpen en ondersteunen bij de inzet van een Business Intelligence oplossing. Een partner die niet alleen technisch kundig is maar BI op een manier kan neerzetten zodat zorg professionals er écht mee uit de voeten kunnen. Sinds het gebruik van het nieuwe ECD was informatie vaak te laat beschikbaar. Ook werd de bestaande oplossing steeds minder relevant en nam de behoefte aan eenvoudige en actuele stuurinformatie toe. De uitdaging was om een samenwerkingspartner te vinden die  de zorgprocessen begrijpt en daarom in staat is om kritisch mee te denken.

Paul Bremmers over de uitdaging die er lag en waarom Proteion op zoek is gegaan naar een oplossing. Het belangrijkste doel dat wij voor ogen hadden:

“Overzicht en (stuur) informatie krijgen zonder achter de feiten aan te lopen.”

De aanpak

EscuLine heeft dashboard voorbeelden beschikbaar die snel op het ECD (ONS van Nedap) gekoppeld kunnen worden. Daarnaast bevat de TeamMonitor de belangrijkste informatie die teams nodig hebben om de bedrijfsmatige kant van hun werk te kunnen analyseren. Hier zijn we mee gestart omdat daar de urgentie het hoogst was.

De implementatie kende de volgende stappen:

  • in twee ontwikkel (en feedback) iteraties is het dashboard geïmplementeerd met de wensen van Proteion.
  • na de tweede feedback ronde is de data gecontroleerd en gevalideerd.
  • vervolgens zijn er workshops georganiseerd waarin de gebruikers uitleg hebben gekregen en hun eerste analyses gedaan.

Zij hebben met de EscuLine applicatie nu ook de stuurinformatie die ze handvatten geeft om te kunnen sturen.

De oplossing

Proteion heeft onder andere besloten om met EscuLine te gaan samenwerken vanwege de kennis van het primaire proces in de intramurale ouderzorg en thuiszorg. De BI expertise en de voorbeelden die beschikbaar zijn, zijn natuurlijk ook van belang omdat het helpt tijdens de implementatie. Het concept van EscuLine sprak aan omdat de voorbeelden beschikbaar zijn voor alle klanten maar niet als standaard worden “opgelegd”. Ten slotte is BI niet 100% te standaardiseren. En omdat je als zorgorganisatie snel wilt kunnen anticiperen op veranderingen past dat concept goed bij Proteion.

De wijkverpleegkundigen zijn verantwoordelijk voor de aansturing van de thuiszorg teams:

  1. Ze kunnen nu zelf direct bij de informatie en zijn hiervoor niet meer afhankelijk van een collega.
  2. Omdat stuurinformatie nu actueel beschikbaar kunnen ze direct bijsturen.
  3. De stuurinformatie is aangepast naar de wensen van de gebruikers. Dit zorgt voor acceptatie en gebruiksgemak.

“Goed om te zien dat de gebruikers hier enthousiast van worden en direct met het dashboard aan de slag willen.”

Paul Bremmers

Maurice Litjens, coördinator informatiemanagement en verantwoordelijk voor ICT en innovatie bij Proteion, is vanuit die rol betrokken bij de selectie en de implementatie van de BI tool. In de implementatie fungeert Maurice als verbinder tussen de verschillende (vertegenwoordigers van) eindgebruikers van Proteion en de mensen van EscuLine.

“Met de Proteion TeamMonitor is de reis van eerste wijkverpleegkundigen van data tot waardevolle inzichten verkort van enkele dagen samen met een teamondersteuner tot een enkele klik.”

Ronald van Does

Samen met wijkverpleegkundigen heeft EscuLine de eerste versie van de Teammonitor neergezet en die hebben we inmiddels naar alle tevredenheid in gebruik!

“Een BI systeem valt of staat bij de acceptatie van de eindgebruikers. Met EscuLine hebben we een systeem dat aansluit bij onze eindgebruikers.”

Maurice Litjens

Nicolle van der Graaf en Ronald van der Does begeleiden de implementatie(s) vanuit EscuLine. Het ontwikkelwerk is door Ronald gedaan en Nicolle doet het projectmanagement en ondersteunt Ronald bij de trainingen. Over de acceptatie van de eindgebruikers bij Proteion is Ronald erg tevreden. Datageletterdheid is een actueel thema. Maar in de zorg ligt daar in algemene zin, enorm verbeterpotentieel. De verwachting van Proteion was dat de eindgebruikers van de TeamMonitor vrij snel uit de voeten kunnen met de applicatie en functionaliteit. En dat bleek. Wat een feestje om zulke enthousiaste wijkverpleegkundigen uitleg te geven over het dashboard en de mogelijkheden van BI. Omdat we werken met korte ontwikkel iteraties kunnen we snel resultaat leveren en effectief bijsturen.

De toekomst

Nu de basis stuurinformatie voor de thuiszorg staat, is het tijd om voor de woonzorg locaties en de ondersteunende diensten dashboards te maken. Maar we gaan eerst aan de slag met het vaststellen van de behoeftes en wensen. Het doel blijft, BI toepassingen die tijdwinst en inzicht opleveren zodat kansen zichtbaar worden. Omdat we het belangrijk vinden dat we de zorgprofessionals kunnen ontlasten proberen we hen er ook zoveel als mogelijk bij te betrekken en te laten bepalen.

Nicolle van der Graaf – projectcoördinator over de implementatie bij Proteion:

“Het is fijn om te werken vanuit voorbeelden die we beschikbaar hebben en van daaruit de specifieke wensen van de klant implementeren.”

Door te beginnen met het vaststellen van de scope en de definities te implementeren hebben we met twee korte ontwikkel iteraties het resultaat kunnen opleveren. Op dit moment implementeren we  in de thuiszorg ook nog een applicatie waarin de we doelmatigheid en het perspectief van Omaha System gebieden en doelgroepen van zorgverzekeraars presenteren.

EscuLine updates

Blijf op de hoogte van wat wij doen. Meld je nu aan voor onze nieuwsbrief!

Meld je aan voor de nieuwsbrief