Stuurinformatie bij verandering naar zelforganistie

Bij verandering naar zelforganisatie wordt stuurinformatie iets van de hele organisatie

De regio Zuid-Holland West is een drukke afwisselende regio met een aantal grote steden en behoorlijk wat kleinere kernen. Zoetermeer is de grootste stad in het werkgebied, op de voet gevolgd door Westland en Delft. JGZ Zuid-Holland West is in deze regio verantwoordelijk voor de Jeugdgezondheidszorg. JGZ Zuid-Holland West (JGZ) adviseert en begeleid kinderen en jongeren bij het opgroeien en opvoeden en verleent preventieve medische zorg. Bijvoorbeeld vanuit de consultatiebureaus op scholen en bij kinderen en ouders thuis.

Het streven is dat JGZ alle kinderen in de regio in beeld heeft. Zowel kinderen waar het goed mee gaat én kinderen waar zorgen over zijn. De professionals van JGZ zetten zich dagelijks in om kinderen en jongeren een gezonde en veilige basis te geven voor hun verdere leven.

Wij spraken met Maarten Brandwijk en Didi Vlaar over het geïmplementeerde Team Dashboard. Zij vertellen over hun ervaringen. Maarten vertelt over de verandering van JGZ naar een organisatie waarin de teams zelf veel verantwoordelijkheid hebben bij het organiseren van de zorg.

In 2016 is JGZ ZHW begonnen aan een transitie naar zelforganiserende teams, wat betekent dat de teams binnen bepaalde kaders zelf afwegingen maken. Om tot overwogen beslissingen te komen hebben ze stuurinformatie nodig vanuit de data.

Maarten Brandwijk

De uitdaging

In 2018 zijn alle 24 teams gevormd en is een zoektocht begonnen naar hun eigen invulling van zelforganisatie. Elk team is aan de slag gegaan met een eigen ‘huishoudboekje’. Hiermee worden de teambegroting, de formatie en de te realiseren resultaten inzichtelijk gemaakt.
Het budget en de formatie per team zijn een vast gegeven. Het team heeft, binnen vastgestelde kaders, de vrijheid om naar eigen inzicht het teamresultaat te realiseren.

Het dashboard dat we met EscuLine hebben ontwikkeld past binnen de nieuwe systematiek en biedt ons de stuurinformatie bij verandering naar zelforganisatie. Mede door het dashboard hebben de teams eenvoudig inzicht in wat er van hen verwacht wordt en wat niet. Dat helpt bij het vinden van de juiste balans tussen ziel en zakelijkheid.

Als eerste heeft JGZ zich gericht op het veranderen van de cultuur, waarbij teamvorming een belangrijk onderdeel was. Daarbij wordt ook essentiële informatie gedeeld met de teams. In eerste instantie per periode. De vervolgstap was het aanbieden van de stuurinformatie in een toegankelijk BI dashboard. Hier kunnen de teams zelf dagelijkse actuele informatie raadplegen. Dit noemen we het (Team) Dashboard.

In het EscuLine Dashboard vinden de teams de stuurinformatie die voor hen belangrijk is: bereik, formatie t.o.v. begroting en verzuim. Ze kunnen hun eigen team benchmarken met andere teams en de hele organisatie.

Didi Vlaar

De oplossing

Maarten over de keuze voor EscuLine:

Tijdens de verandering van onze organisatie zijn we met EscuLine het gesprek aangegaan over het realiseren van van stuurinformatie bij verandering naar zelforganisatie. EscuLine snapte wat onze vraag was en samen zijn we de oplossing vorm gaan geven.

JGZ heeft ervoor gekozen om, vanwege de transitie, de teams niet heel veel lastig te vallen in de fase waarin het dashboard ontwikkeld werd. We hebben gekozen voor twee ontwikkelrondes. EscuLine heeft een basis neergezet en die is vervolgens bijgesteld door de projectleden van JGZ. Didi vertelt over haar rol bij het meenemen van de teams in de nieuwe systematiek:

“Op het moment dat het minimaal benodigde dashboard er stond en ook de data getest en gevalideerd, hebben we de teams er één voor één bij betrokken. Dit heeft geresulteerd in een breder gesprek over hoe de stuurinformatie is opgebouwd en hoe dit gelinkt is met de praktijk. Zo wordt langzaam aan de stuurinformatie iets van iedereen binnen de organisatie.”.

Nicolle van der Graaf – projectcoördinator bij EscuLine – over de implementatie van stuurinformatie bij verandering naar zelforganisatie: De grootste uitdaging in de implementatie was om de data echt volledig correct te krijgen en ook in lijn met de definities van JGZ.

“Ondanks dat je weet en er rekening mee houd dat testen en valideren tijd nodig heeft bestaat toch de valkuil dat je te snel door de validatiefase wilt gaan. Door in die fase regelmatig bij elkaar te komen hebben we de aansluiting kunnen maken bij de definities”.

In januari 2020 stond de definitieve (huidige versie) van het dashboard. Bij elk team hebben 2 personen toegang tot het dashboard. Didi was vanuit haar betrokkenheid in de implementatie al vaardig met de tool en inhoud. Zij heeft samen met de controller van JGZ de opleiding van de eindgebruikers voor haar rekening genomen.

Didi over de uitleg aan haar collega’s:

“We waren de trainingen aan het plannen toen het Corona virus ons land aan deed. Daarom heb ik individueel collega’s wegwijs gemaakt in het dashboard. Hierbij zag je grote verschillen in hoe mensen het oppakken. Een aantal collega’s hebben het direct door en begrijpen hoe het in elkaar zit. Maar anderen vinden het lastiger en hebben minder ervaring met cijfers en hoe deze te vertalen. Mijn ervaring in dit traject is dan ook dat je goed in gesprek blijft met elkaar en aansluit op de gebruiker. Dit is voor velen geen dagelijkse kost, dus implementatie kost tijd en aandacht, zeker als je wilt dat mensen er uiteindelijk ook keuzes op baseren”.

De toekomst

Nu het dashboard in gebruik is, zijn we bezig om ook voor de ondersteunende dienst de informatie stromen via het EscuLine portal (op één plek) te ontsluiten. Daarnaast zijn JGZ en EscuLine bezig met het uitvoeren van een innovatief project waarbij we Machine Learning techniek inzetten om meer preventief te kunnen handelen.

EscuLine updates

Blijf op de hoogte van wat wij doen. Meld je nu aan voor onze nieuwsbrief!

Meld je aan voor de nieuwsbrief