De reis van B (I) naar A (I)

Van Business Intelligence naar Artificial Intelligence

Data is overal. Maar het inzetten van informatie om werkprocessen te optimaliseren wordt vaak nog niet benut. In de zorg worden nog altijd veel beslissingen genomen op gevoel. Natuurlijk is gevoel essentieel in de omgang met patiënten en cliënten. Echter is dit, in de beheersing van werkdruk, kosten, efficiency en slogans als ‘zinnige zorg’, niet altijd de beste raadgever. Dagelijks schuiven wij aan bij discussies over welke processen er aangepast zouden kunnen/moeten worden. Maar wij denken dat je deze tijd beter kan gebruiken om te praten over hoe dit aangepast kan worden. Door data slim te gebruiken kun je zien welke processen voor verbetering vatbaar is. Vervolgens is het aan de mensen om oplossingen te bedenken.

Data is confronterend, hard, objectief en vaak ongenuanceerd. EscuLine is zich hiervan bewust. Daarom investeren wij niet alleen in kennis van data-analyse en voorspel modellen. Maar ook in begeleiding op de toepassing van dashboards. Een goede data-analyse begint met de vraag, “Welke variabelen hebben invloed op het te meten proces?” Daarnaast is in een organisatie breed databewustzijn nodig om te komen tot het maximale rendement uit de investering. Wanneer je investeert in dit bewustzijn, wordt data handig, praktisch, doelgericht, functioneel en prettig duidelijk. Vandaar een pleidooi voor data bewustzijn, omdat:

  • De kwaliteit van de informatie verbetert als mensen weten waarom ze registreren. Betere registratie = betere data = nauwkeurige analyse = waardevolle stuurinformatie;
  • Een gesprek over de uitkomst van een meting wordt constructiever. En meer en gericht op oplossingen en blijft niet op het niveau van de definitie.
  • Mensen nieuwe vragen gaan stellen.
  • Medewerkers wennen aan het vinden van informatie over problemen die nog niet actueel zijn, maar wel preventief ingrijpen vereisen in het belang van de toekomst. Daarmee worden preventieve maatregelen eerder bespreekbaar.

Voor deze werkwijze is een stapsgewijze benadering de sleutel tot succes.

Fase 1 ‘aan de slag’ 

Wanneer een organisatie besluit aan de slag te gaan met het interpreteren van geregistreerde en verzamelde data is het belangrijk een aantal zaken te inventariseren:

  • Welke databronnen zijn beschikbaar binnen de organisatie?
  • Wie werken met die bronnen?
  • Wat kan er aan informatie gewonnen worden uit die bronnen?
  • Welke vragen willen we beantwoorden?

Fase 2 ‘Focus’

In deze tijd van digitalisering wordt vrijwel alles vastgelegd. Elke registratie is een meting die je kunt vergelijken met metingen (registraties) van eerdere of latere momenten. Daarmee wordt het mogelijk om trends te ontdekken die wij normaal gesproken niet detecteren. Althans, niet in de mate en snelheid waarin computers dat kunnen. Deze rekenkracht is bijzonder effectief voor het signaleren van aandachtspunten. Wanneer een organisatie start met het idee data om te zetten naar informatie is al snel het hek van de dam. De mogelijkheden zijn eindeloos. Begin je met het analyseren van zorginhoudelijke data, financiële data of overige bedrijfsprocessen? En dan te bedenken dat er steeds meer relevante en gevalideerde open source data beschikbaar komt. Kortom, focus is belangrijk. Waar beginnen we en hoe zorgen we ervoor dat we de eerste stap afbakenen, zodat we ook in staat zijn daadwerkelijk iets te doen met het resultaat van de meting? Dit doen wij door te praten met verschillende stakeholders in de organisatie. Altijd is het zo dat de behoeftes verschillen per laag en abstractieniveau. Door dit te verwerken in het dashboard optimaliseren we het gebruik van de informatie, maar ook de kwaliteit van registratie.

Fase 3 ‘Kunnen wij het maken? Ja dat kan!’

Onze specialisten op het gebied van datastructurering en analyse werken samen met de vakinhoudelijke specialisten. De combinatie van actieve samenwerking met klanten, scherpe coördinatie en korte ontwikkel iteraties maken dat eindgebruikers de informatie eenvoudig kunnen gebruiken.

Fase 4 ‘Gebruik’

Als analyse ontwikkelaar is het belangrijk de gebruiker niet uit het oog te verliezen en een frequente feedback te krijgen. Uiteindelijk moeten de gebruikers het verschil gaan maken door iets te doen met de informatie die in het dashboard zichtbaar wordt. We gaan samen in gesprek over hoe we gebruik kunnen stimuleren van data bewustzijn naar data gedrevenheid. Alleen dan maakt data echt een verschil en verandert het van een confronterend instrument in iets dat leuk is om mee te werken en waarde toevoegt.

“Stel je voor, je verandert een proces en je kan meten wat de effecten daarvan zijn? Dat is toch geweldig motiverend!”

Een nieuwe behoefte!

Wanneer bovenstaande 4 fasen zijn doorlopen en geborgd ontstaat er een nieuwe behoefte. Namelijk: actieve feedback en voorspellende waarde. EscuLine werkt op dit moment met diverse zorginstellingen actief aan het vervullen van die behoefte.

Dat uit zich in een drietal methodes:

  1. We zijn begonnen met het maken van interactieve BI-dashboards (Business Intelligence). BI is altijd retroperspectief. Er is data verzameld en achteraf bekijken we wat de resultaten zijn uit het werk. Was 10 jaar geleden “Big Data” helemaal hot: tegenwoordig noemen we dat Artificial Intelligence (AI).
  1. Voor EscuLine betekent dit dat we dezelfde (gevalideerde data voor stuurinformatie) gaan gebruiken om te voorspellen wat er gaat gebeuren.

Het doel is om mogelijke preventieve maatregelen inzichtelijk te maken en mensen inzicht te geven op de koers van ingezet begeleid.

  1. Uiteindelijk willen we werken aan directe feedback. Dit betekent dat we de data-analyse en het model dat we daarvoor bouwen, niet alleen gebruiken voor een analyse achteraf of een voorspelling in de toekomst. Maar dat we de terugkoppeling ook willen integreren in de software waarin de data wordt verzameld, het zogenaamde bronsysteem.

Met onze technologie is het mogelijk om in het bronsysteem direct feedback te krijgen op registratie en handelen. Stel je voor dat je aan het werk bent in een callcenter en je krijgt een telefoontje van een mevrouw die heel vaak belt. De analyse herkent een patroon en geeft tips aan de gebruiker over hoe het proces kan verlopen? Wij denken dat daarmee niet alleen het rendement van een investering op data-analyse spectaculair verhoogt, maar dat mensen ook veel beter worden in het verzamelen van kwalitatieve informatie, simpelweg omdat het zin heeft.

Out of the box denken

Bij de laatste stap ondersteunen we onze klanten actief in het bedenken van vragen die nog niet gesteld zijn. Zo helpen wij onze klanten met het neerzetten van een toekomstbestendige organisatie. Door middel van een goede data analyse kan je voorspellen wat er gaat gebeuren. Specifiek in de zorg maakt deze manier van werken het mogelijk om zorgprofessionals te helpen met inzicht op het moment dat ze nog kunnen schakelen. Ook maakt dit een heel ander gesprek met de financier mogelijk. Op die manier bouwen we aan een behoudend en betaalbaar systeem.

Bent u een organisatie die vooruit wil kijken? Die wil leren van het verleden? En die alle medewerkers wil betrekken in het ingezette beleid om samen de successen te vieren?

We nodigen je graag uit bij een van onze presentaties op Zorg&ICT, of maak een afspraak met 1 van onze specialisten tijdens de beurs op onze stand. Kan je niet wachten, dan kun je natuurlijk ook even rechtstreeks contact opnemen via de website of stuur een rechtstreeks bericht naar Arne.

Arne van Groenland (partner bij EscuLine)