De inzet van analyse tools in de zorg verandert in een rap tempo. Zowel het landschap van tools die worden gebruikt alsook de inhoud waarop gestuurd wordt is aan het veranderen. Deze blog gaat over het belang om regie te voeren op de inhoud en de vormgeving van je stuurinformatie en hoe je gebruikers die in de zorg werken efficiënt kan helpen met stuurinformatie.
10 jaar geleden studeerde ik af op het onderwerp: “de toegevoegde waarde van business intelligence voor de zorg”. Ik heb het onderzoek van destijds er nog eens bij gepakt om terug te halen welke onderwerpen men destijds belangrijk vond in de care. In het onderzoek is in kaart gebracht waarop organisaties graag stuurden. Informatie over: productie, financiën, personeel, productiviteit, uren en verzuim. Belangrijk om te hebben. Maar het blijft bij verslaglegging tot en met vandaag in digitale vorm.
Ga je daarmee gebruikers aan nieuwe inzichten helpen waarmee ze de kwaliteit van hun zorg kunnen verbeteren?
Destijds stonden er ook “inhoudelijke indicatoren” op het wensenlijstje.
Bijvoorbeeld de doorlooptijd totdat er een zorgplan is of het wel of niet aanwezig zijn van een handtekening op het zorgplan. Harde data die niet zo veel zegt over de inhoud van de zorg en de kwaliteit van de zorg. Het zegt iets over je processen en of je in staat bent bepaalde mijlpalen daarin te behalen.
Nee, als je echt iets wilt met kwaliteit dan moet je ook de data die in het dossier staat erbij betrekken. En je moet ook iets met de gegevens uit je klanttevredenheidsonderzoek.
Het effect van de stuurinformatie staat gelijk aan de kwaliteit (is de informatie correct?) maal de mate van acceptatie (wordt het gebruikt?).
Je stuurinformatie kan feitelijk nog zo correct en volledig zijn. Wanneer een zorgmanager of zorgproffesional geen toegevoegde waarde haalt uit de stuurinformatie die aangeboden wordt dan is de kans groot dat het effect dicht bij 0 ligt. En al je inspanningen en investeringen kunnen zomaar niks waard zijn wanneer de informatie er wel heel aantrekkelijk uitziet maar de cijfers niet kloppen.
Het is dus belangrijk om goed na te denken over inhoud, functionaliteit en vormgeving van je stuurinformatie om tot een serieus effect te komen!
We kunnen concluderen dat er eigenlijk alleen maar meer data en meer stuurinformatie bijkomt. En dagelijks lezen we dat er in Nederland steeds minder mensen zijn in de zorg en dat echt tijd nemen voor de klant steeds moeilijker wordt. Dat betekent dat we ergens iets effectief moeten doen met onze data. Want 1 ding is duidelijk.
Veel tijd om te grasduinen en te analyseren is er niet op de werkvloer.
Ga inhoudelijke informatie ook delen met zorgprofessionals die dagelijks in de praktijk van de zorg staan. Ze zijn zeer betrokken bij zorg voor andere mensen. Als je ze daarbij vanuit data kunt ondersteunen dan levert dan (h)erkenning op.
Het wordt tijd dat cijfers ook worden gebruikt om zorgprofessionals de terugkoppeling en waardering te geven die ze verdienen!
Dan zul je met meer dan alleen productiviteit, financiën, verzuim of uren moeten komen om ze op het puntje van hun stoel te krijgen. Want: of ze vinden het niet interessant, of ze weten het al. Maar waar je ze wel mee op het puntje van de stoel krijgt? Een terugkoppeling op de zorg die ze hebben geleverd, bijvoorbeeld:
We komen het helaas veel te vaak tegen. Business Intelligence applicaties die zijn ontploft! Acceptatie laag. Kwaliteit prima. Effect: kan zoveel beter! Blijf vooral dichtbij je visie. In de basis moet je je focussen op 3 dingen:
Net als het bepalen van de ondersteuningsvraag van een klant is het is belangrijk om altijd door te vragen naar de kern van de vraag en die zo eenvoudig mogelijk terug te laten komen in een analyse of overzicht.
In een eerder blog schreef ik over de verbinding tussen secundaire informatie en zorginhoudelijke informatie. Mijns inziens wil je die 2 werelden verbinden. Zorgprofessionals kunnen namelijk veel baat kunnen hebben bij inzicht in het effect van keuzes die ze maken in het primaire proces op het (financiële) resultaat van hun team en van de organisatie. Afhankelijk van waar een organisatie staat, proberen we daarin steeds een stap te maken.
Dat begint bijvoorbeeld bij een terugkoppeling op registratie of declaratie en hoe die zich verhoudt ten opzichte van de klanteigenschappen die we zien.
Je merkt dat zorgprofessionals niet opgeleid en gewend zijn om met de geldende declaratieregels te werken. En het liefste wil je ze daar ook helemaal niet mee lastig vallen.
Een simpele declaratiekaart voor bijvoorbeeld het schrijven van uren of registreren van behandelingen kan al heel veel brengen. Daarnaast kun je professionals en teams helpen en coachen met feedback over bijvoorbeeld de keuzes die ze maken in overwerk, inzet van mensen op bepaalde tijdstippen of planning.
Vandaag de dag maak je mijns inziens het verschil door verder te kijken dan een dashboard. Het gaat erom wat je concreet doet of kan doen met de data die je presenteert.
Ben je benieuwd naar onze good practises of zou je weleens van gedachten willen wisselen over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact op!
Robert van Ginkel
